Alphabet Apartments · Hospitality & short-stay appartementen
Een AI-receptioniste die dag en nacht opneemt.
Een 24/7 voice AI voor vragen over het verblijf, met e-mail, WhatsApp en een maatwerk-CRM voor alle gesprekken.
Illustratie van het AI-receptioniste dashboard met voorbeeldgegevens — geen echte gesprekken of gastgegevens.
De uitdaging
Waar het vastliep.
Gasten van short-stay appartementen bellen dag en nacht met dezelfde praktische vragen: "Wat is de wificode?", "Waar kan ik parkeren?", "Hoe werkt de airco?", "Mag ik later uitchecken?". Het fysieke receptieteam werd overspoeld door telefoontjes, wat leidde tot wachttijden, hoge personeelskosten en gemiste oproepen buiten kantoortijden.
Wat we bouwden
Zo hebben we het opgelost.
24/7 AI-Voice Receptioniste
Een natuurlijk klinkende voice-AI die inkomende telefoongesprekken dag en nacht direct opneemt zonder wachttijd. De AI spreekt vloeiend met gasten en begrijpt gesproken vragen direct.
Gekoppelde kennisbank (Stay Knowledge Base)
De AI is getraind op alle specifieke accommodatie-informatie: wifigegevens, incheckinstructies, parkeertarieven, huisregels en lokale aanbevelingen.
Van spraak naar WhatsApp/E-mail
Wanneer een gast tijdens het bellen vraagt om bijvoorbeeld een wificode, parkeerinstructie of routebeschrijving, stuurt de AI-receptioniste dit tijdens of direct na het gesprek automatisch per SMS, WhatsApp of e-mail naar het nummer van de gast.
Centraal CRM-dashboard voor het serviceteam
Alle gesprekken worden automatisch getranscribeerd, gecategoriseerd en opgeslagen in een overzichtelijke CRM-omgeving. Het receptieteam ziet direct welke vragen zijn gesteld en kan indien nodig direct ingrijpen bij uitzonderingen.
Opgeleverd
- 24/7 Voice-AI telefonie-integratie
- - Kennisbank met dynamische verblijfsinformatie
- - Automatische follow-up via WhatsApp en e-mail na het gesprek
- - Maatwerk CRM-interface met gespreksopnamen, samenvattingen en logs
Resultaat
Volledig bereikbare front-desk zonder extra personeel, acute ontlasting van het team en gasten die binnen enkele seconden geholpen zijn.
Zoiets voor jouw bedrijf? Plan een kennismaking
👋 Kan ik je ergens mee helpen?
Thijmen is online