Een receptioniste op basis van verblijfskennis
We bouwden een AI-voice receptioniste die toegang heeft tot informatie over het verblijf. Gasten kunnen vragen stellen over de wifi, parkeeropties en wat er in hun accommodatie toegankelijk is.
Hospitality & short stay / Case study
Alphabet ApartmentsEen AI-receptioniste die dag en nacht opneemt.
Een 24/7 voice AI voor vragen over het verblijf, met e-mail, WhatsApp en een maatwerk-CRM voor alle gesprekken.
Alphabet ApartmentsProcesvisualisatie
Inkomend gastgesprekAI-receptie 24/7Luistert · vindt informatie · antwoordt
WifiParkerenVoorzieningen
Gast “Waar kan ik parkeren?”
AI-receptie “Ik stuur de parkeerinformatie via WhatsApp.”
Informatie verstuurdOpgeslagen in CRM
Gast beltVoice AIVerblijfskennisBericht versturenCRM-log
Schematische weergave van de oplossing; geen screenshot of echte klantgegevens.
De uitdaging
Het team verloor veel tijd aan de receptie. Terugkerende vragen over wifi, parkeren en voorzieningen kwamen steeds opnieuw binnen, terwijl gasten ook buiten kantooruren antwoord nodig hebben.
Telefonisch bereikbaar, 24/7
De voice AI neemt dag en nacht telefoontjes aan en beantwoordt vragen op basis van de beschikbare informatie. Zo is de eerste opvang van gastvragen niet meer afhankelijk van de bezetting aan de receptie.
Van gesproken antwoord naar een bericht
De receptioniste kan e-mails en WhatsApp-berichten versturen. Praktische informatie kan daardoor na het gesprek ook schriftelijk bij de gast terechtkomen.
Een CRM-interface voor de voice AI
Alle voice AI-activiteiten zijn gekoppeld aan een custom made CRM-interface. Het team houdt daar overzicht over gesprekken en de communicatie die de receptioniste afhandelt.
Het resultaat
Een altijd bereikbare eerste opvang voor gastvragen, met schriftelijke informatie en centraal inzicht voor het team.
Van idee naar iets echts
Heb je een idee
om te bouwen?
Een slimme automatisering, je eigen platform of iets dat nog niet bestaat. Vertel me wat je voor ogen hebt — dan kijken we samen wat mogelijk is.
Boek een call info@dwmagency.com